CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
ĐIỀU 1 : THỜI GIAN LÀM VIỆC
- Thời gian làm việc là : 8h/ ngày và 44h/ tuần.
Hàng ngày: Sáng:Từ 8h00 đến 12h00, Chiều: Từ 13h00 đến 17h00 .
- Tuy nhiên, tùy vào mức độ và yêu cầu của công việc mà giờ làm việc là không bắt buộc hạn chế, kể cả vào buổi tối, Chủ nhật.
- Mọi trường hợp đi muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ việc riêng đều phải báo cáo và xin phép người có trách nhiệm (bộ phận nhân sự, Trưởng phòng, Ban lãnh đạo công ty).
- Những nhân sự, bộ phận có thời gian làm việc khác với qui định trên sẽ được thông báo bằng văn bản.
ĐIỀU 2 : TRANG PHỤC LÀM VIỆC
- Trang phục công sở, lịch sự, gọn gàng.
- Mặc đồng phục theo qui định
- Đeo bảng tên nhân viên
ĐIỀU 3 : NGHỈ BÙ
- Nhân viên làm ngoài giờ theo yêu cầu công tác thì được bố trí nghỉ bù vào các ngày khác trong tuần hoặc được chi trả bồi dưỡng tùy theo mức độ công việc và thời gian làm việc.
ĐIỀU 4 : NGHỈ LỄ
- Nghỉ Lễ hưởng nguyên lương theo qui định: 09 ngày
- Tết Dương lịch: 01 ngày
- Tết Nguyên Đán: 04 ngày
- Giỗ tổ Hùng Vương Mùng 10 tháng 03( Âm lịch) : 01 ngày
- Lễ 30/04: 01 ngày
- Lễ 01/05: 01 ngày
- Lễ 02/09: 01 ngày
- Ngày 25.12: được nghỉ 01 ngày đối với người theo đạo Công giáo, nhưng phải thông báo trước cho bộ phận nhân sự sắp xếp nhân viên làm thay.
ĐIỀU 5 : CHẾ ĐỘ NGHỈ PHÉP – NGÀY PHÉP
Hàng năm, chế độ nghỉ phép của mỗi nhân viên như sau: (chỉ áp dụng cho nhân viên đã ký HĐLĐ chính thức)
- Làm việc chính thức từ tháng thứ 03 trở lên sẽ có ngày phép, mỗi tháng được hưởng 1 ngày phép
- Làm việc chính thức đủ 01 năm trở lên: Số ngày phép: 12 ngày/ năm
ĐIỀU 6 : QUI ĐỊNH KHI NGHỈ PHÉP
Trừ trường hợp đột xuất, việc nghỉ phép theo qui định như sau :
- Nghỉ phép từ 1 đến 2 ngày phải báo trước ít nhất 03 ngày với trưởng bộ phận
- Nghỉ phép trên 3 ngày phải báo trước ít nhất 02 tuần và có ký duyệt của ban giám đốc công ty.
- Đầu năm âm lịch, không giải quyết nghỉ phép quá 06 ngày. Việc tạm ứng phép năm sẽ được GĐ xem xét, cân nhắc sao cho không ảnh hưởng đến công việc.
- Chuyển phép: nếu năm trước chưa nghỉ hết phép, nhân viên có thể chuyển phép sang đến hết năm sau. Hoặc vào cuối năm tài chính, nhân viên chưa sử dụng hết các ngày phép có thể qui đổi thành lương. Mức qui đổi được tính theo lương/ ngày công tại tháng đó
ĐIỀU 7 : NGHỈ CHẾ ĐỘ
Nhân viên được nghỉ và hưởng nguyên lương trong các trường hợp sau:
- Kết hôn: 03 ngày
- Tang chế: 03 ngày (đối với trường hợp người quá cố là Bố, Mẹ, Vợ, Chồng, Con)
- Nhân viên bị bệnh khi đi công tác (kèm theo các chứng từ đã được xác minh từ bệnh viện )
- Nghỉ khám thai định kỳ (5 lần)
- Lưu ý : Điều 7 này chỉ áp dụng khi nhân viên đã ký HĐLĐ chính thức với công ty và có chế độ BHXH
ĐIỀU 8 : NGHỈ KHÔNG LƯƠNG
Những trường hợp được tính là nghỉ không hưởng lương như sau:
- Nghỉ không xin phép sẽ bị trừ gấp đôi tiền lương so với ngày nghỉ (với trường hơp đột xuất sẽ được xem xét)
- Nghỉ theo thỏa thuận với công ty.
ĐIỀU 9 : ĐI TRỄ
- Nhân viên đi trễ quá 15 phút 03 lần trong 1 tháng sẽ trừ ½ ngày công và bị phạt 100.000 Đ
ĐIỀU 10 : CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI
- Bảo hiểm xã hội và y tế theo thoản thuận trong HĐLĐ, Áp dụng cho nhân viên đã ký HĐLĐ chính thức với công ty.
- Các chế độ khác: thăm hỏi ốm đau, mừng kết hôn, thăm viếng tang chế.
ĐIỀU 11 : CHẾ ĐỘ THÔI VIỆC
- Nhân viên có thời gian làm việc liên tục từ 01 năm trở lên theo hợp đồng, khi thôi việc do công ty không còn nhu cầu nữa thì được hưởng trợ cấp bằng một tháng lương căn bản cho mỗi năm công tác.
- Nhân viên có thời gian làm việc liên tục từ 01 năm trở lên, khi có nhu cầu thôi việc và theo đúng điều khoản của hợp đồng thì được hưởng trợ cấp bằng nửa tháng lương căn bản cho mỗi năm công tác
- Nhân viên đột xuất thôi việc mà không báo trước và không bàn giao công việc thì sẽ không được nhận tiền lương của tháng đó và các chế độ khác nếu có.
ĐIỀU 12 : Ý THỨC LÀM VIỆC
- Tôn trọng các qui định về an toàn lao động của công ty và đối tác giao dịch.
- Nâng cao tác phong công nghiệp, lịch sự, tạo ấn tượng tốt.
- Nâng cao hiệu quả trong giờ làm việc, tôn trọng mình và đồng nghiệp.
- Tích cực hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, cùng nhau xử lý vướng mắc phát sinh.
ĐIỀU 13 : KỈ LUẬT
- Trường hợp xảy ra vi phạm, tùy vào mức độ vi phạm của nhân viên sẽ đề xuất đưa ra các hình thức kỷ luật như: phạt tiền, chuyển công tác, buộc thôi việc, các hình thức khác,….
ĐIỀU 14 : THÁI ĐỘ, TÁC PHONG LÀM VIỆC
- Nghiêm túc trong giờ làm việc, không gây ồn ào hoặc có những hành vi làm ảnh hưởng đến công việc của người khác.
- Không làm việc riêng trong giờ làm việc.
- Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc.
- Giao tiếp lịch tiệp với đồng nghiệp, lễ phép với khách hàng và cấp trên. Tuyệt đối không được tuyên truyền, đặt điều nói xấu công ty hoặc đồng nghiệp.
- Hoàn thành tốt mọi công việc được giao.
ĐIỀU 15 : CÔNG TÁC GIỮ GÌN, BẢO VỆ UY TÍN VÀ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY .
- Nghiêm cấm mọi hành vi lợi dụng danh nghĩa uy tín của công ty để làm lợi cho cá nhân.
- Có ý thức bảo vệ, giữ gìn tài sản chung của công ty cũng như tài sản được giao sử dụng trong công việc.Nếu đánh mất hoặc làm hỏng thì phải bồi thường.
- Không tự tiện mang tài sản, sách vở, tài liệu, sao chép tài liệu của Công ty đi nơi khác.
- Sử dụng điện, điện thoại, văn phòng phẩm phục vụ cho công việc chung của Công ty và không sử dụng cho việc riêng.
- Khi không làm việc nữa, phải tắt máy và các thiết bị không sử dụng. Người cuối cùng ra về phải có trách nhiệm kiểm tra tắt điện của tất cả các hệ thống sử dụng điện và đóng các cửa sổ, cửa ra vào.
CHƯƠNG II: QUI ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ
ĐIỀU 1 : QUẢN LÝ VÀ BẢO TRÌ TRANG THIẾT BỊ
- Nhân viên chịu trách nhiệm quản lý và bảo dưỡng định kỳ trang thiết bị văn phòng, không để xảy ra tình trạng hư hỏng hay thất lạc.
ĐIỀU 2 : SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI, FAX, INTERNET
- Tất cả ưu tiên cho công việc.
- Hạn chế tối đa cho các cuộc liên hệ cá nhân không cần thiết.
- Cố gắng kết thúc sớm các cuộc gọi.
- Ưu tiên sử dụng Fax, email hoặc gặp trao đổi trực tiếp.
- Khi cần trao đổi nhiều nội dung qua điện thoại thì cố gắng chuẩn bị sắp xếp nội dung trước khi liên hệ để tránh cuộc gọi kéo dài hoặc tránh điện thoại ở chế độ chờ.
ĐIỀU 3 : SỬ DỤNG MÁY FAX
- Sử dụng fax văn bản qua máy vi tính. Máy fax ưu tiên cho các văn bản quan trọng, cần gởi gấp, các văn bản cần có đóng dấu hoặc các văn bản không có sẵn trong máy vi tính.
ĐIỀU 4 : SỬ DỤNG MÁY VI TÍNH
- Chỉ sử dụng cho công việc.
- Cập nhật chương trình và quét virus định kỳ.
- Tắt máy tính khi không sử dụng (giữa giờ nghỉ trưa hoặc khi ra ngoài)
ĐIỀU 5 : VĂN PHÒNG PHẨM
- Sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm.
- Giấy in một mặt sẽ được sử dụng in mặt còn lại dành cho các tài liệu xem…
ĐIỀU 6 : QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
- Chỗ làm việc, văn phòng phải sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp, loại bỏ các vật dụng thừa khỏi nơi làm việc.
- Cuối ngày, khi rời văn phòng, tắt toàn bộ các nguồn và trang thiết bị có sử dụng điện.
CHƯƠNG III: QUI ĐỊNH VỀ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU
ĐIỀU 1 : XỬ LÝ THÔNG TIN ĐẾN
- Thông tin điện thoại đến không để quá 02 hồi chuông. Thông tin phải được chuyển đến ngay nơi được yêu cầu.
- Các thông tin mang tính chất thông báo phải được chuyển đến cho nhân viên hành chánh văn phòng để cập nhật và phát hành.
- Công văn đến có tính chất quan trọng phải được lưu một bản tại nhân viên DVKH Tầng 12.
ĐIỀU 2 : XỬ LÝ THÔNG TIN ĐI
- Công văn có đóng dấu phải cho số và ghi sổ công văn đi, phải lưu một bản tại chỗ hành chánh văn phòng.
- Công văn mang tính thông báo, nhắc nhở phải ghi sổ theo dõi và kiểm tra kết quả đối với những công văn khẩn hoặc quan trọng. Nhân viên phải lưu lại một bản để theo dõi.
- Thông tin cung cấp chính thức phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền phát ngôn chính thức của Công ty.
- Chủ động xác minh kết quả đối với những thông tin quan trọng để đảm bảo thông tin đã tới nơi và được xử lý.
ĐIỀU 3 : QUẢN LÝ THÔNG TIN
- Không tự ý truyền đạt hay phát tán thông tin khi chưa có sự chấp thuận của cấp trên.
- Không truyền đạt các thông tin chưa được kiểm chứng hoặc không rõ nguồn gốc.
- Không tiết lộ các chương trình, kế hoạch chưa công bố hoặc đang trong thời gian xem xét.
- Không truyền đạt, phát tán các thông tin có ảnh hưởng xấu tới uy tín của công ty.
- Đảm bảo thông tin đúng nội dung, đúng đối tượng, đúng thời gian.
ĐIỀU 4 : PHÁT HÀNH THÔNG TIN
- Đảm bảo thông tin hoặc tài liệu đã được chuyển giao đến nơi, đúng đối tượng.
- Phải được người có thẩm quyền chấp thuận về nội dung, hình thức, số lượng, đối tượng gửi trước khi phát hành.
- Tiết kiệm, không phát hành thừa.
ĐIỀU 5 : THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG NỘI BỘ
- Nội dung các chương trình hoạt động phải được thông báo cho toàn thể nhân viên biết thông tin sau khi đã được phê duyệt để có thể hỗ trợ trong trường hợp cần thiết.
- Không tự tiện thông tin về các chương trình chưa phê duyệt hoặc chưa được phép.
- Nhân viên đi công tác ngoài cần thông báo cho hành chánh văn phòng để có kế hoạch hỗ trợ khi vắng mặt.
CHƯƠNG IV: QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
ĐIỀU 1 : NGUYÊN TẮC CHUNG
- Mọi khoản thu-chi được thực hiện theo qui chế tài chính của công ty (theo văn bản hoặc theo hướng dẫn).
- Các chứng từ tài chính phải hợp lý và hợp lệ.
- Được thể hiện trên sổ sách và chứng từ kế toán.
- Không xuất quỹ khi chưa được duyệt.
- Không chi khi không có chứng từ hợp lệ
ĐIỀU 2 : VAI TRÒ CỦA BỘ PHẬN KẾ TOÁN/ KIỂM TOÁN.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ thu-chi, tồn quỹ.
- Hướng dẫn các bộ phận thực hiện.
- Cập nhật, tổng kết và báo cáo tình hình thu-chi.
CHƯƠNG V: QUI ĐỊNH VỀ CÔNG, LƯƠNG , THƯỞNG
ĐIỀU 1 : CÔNG
- Đảm bảo thời gian làm việc đã đề ra.
- Việc nghỉ phép, nghỉ bù phải được Hành chánh theo dõi và cập nhật theo bảng tổng kết hàng tháng một cách chính xác.
ĐIỀU 2 : LƯƠNG
- Về việc tạm ứng lương nhân viên được phép tạm ứng 50% vào ngày 18 hàng tháng
- Tiền lương được thanh toán 50% tiền lương còn lại cho nhân viên vào ngày 03 của tháng kế tiếp.
- Mức lương được trả theo thỏa thuận khi tuyển dụng. Lương = lương cứng + lương mềm
- Việc điều chỉnh lương sẽ được căn cứ theo kết quả hoặc chuyển đổi vị trí theo yêu cầu.
- Lương ‘mềm’ là lương được tính theo năng suất lao động, doanh số đạt được. Lương ‘mềm’ được tổng kết theo tháng, quý, năm. Cách tính lương ‘mềm’ được áp dụng cho riêng từng bộ phận và được thông báo bằng văn bản.
- Ghi chú: Tiền lương là một yếu tố cá nhân giữa Công ty và Nhân viên vì vậy sẽ không tuyên bố công khai cho tất cả mọi người.
ĐIỀU 3 : PHỤ CẤP
- Phụ cấp trách nhiệm: Phụ cấp này cho các cán bộ, nhân viên đảm nhận thêm trách nhiệm, đảm nhận trách nhiệm đặc biệt, hoặc sử dụng những kỹ năng đặc biệt để đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Mức Phụ cấp này được quy định từ 100.000 VND (một trăm nghìn đồng) đến 5.000.000 VND (năm triệu đồng). Chi phí cho Phụ cấp này được tính vào chi phí lương của Đơn vị
- Phụ cấp chức vụ: là khoản tiền mà cán bộ, nhân viên sẽ được nhận khi được bổ nhiệm vào các vị trí quản lý của công ty. Mức Phụ cấp này được quy định từ 200.000 đ (hai trăm nghìn đồng) đến 10.000.000 đ (mười triệu đồng). Chi phí cho Phụ cấp này được tính vào chi phí lương của Đơn vị
ĐIỀU 4 : CÔNG TÁC PHÍ
- Công tác phí là khoản chi phí mà nhân viên được thanh toán ngoài lương nhằm hỗ trợ cho việc đi công tác xa phải nghỉ lại đêm vì công việc của công ty. Công tác phí chỉ được thanh toán theo chứng từ hợp lệ đã được phê duyệt. Bao gồm các khoản: Chi phí nhà nghỉ, chi phí ăn uống ( dành riêng cho nhân viên đi công tác ) , chi phí di chuyển.
- Mọi phát sinh cá nhân khác, nhân viên phải tự thanh toán. Trường hợp nếu xảy ra sự cố phát sinh chi phí trong quá trình công tác, phần chi phí này chỉ được duyệt nếu hợp lý và có chứng từ hợp lệ.
ĐIỀU 5 : THƯỞNG
- Thưởng Lễ: Tùy theo tình hình hoạt động và ngân sách của công ty mà việc thưởng lễ sẽ được quyết định sau.
- Thưởng theo hiệu quả công việc: Là khoản được trích ra và thưởng cho nhân viên dựa trên hiệu quả công việc của từng cá nhân và của tập thể.
CHƯƠNG VI: CHÍNH SÁCH ĐÀO TẠO
- Công tác đào tạo nhân viên luôn được WINPLACE đặc biệt chú trọng. Kế hoạch đào tạo được xây dựng trên cơ sở xác định khoảng cách giữa năng lực thực tế của nhân viên và yêu cầu công việc cần có của WINPLACE mà NV hiện tại đang có; và tiêu chí cụ thể của công ty đối với mỗi vị trí, chức danh trong những thời điểm nhất định.
- Mục tiêu của đào tạo là xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp về phong cách làm việc, chuẩn mực trong đạo đức kinh doanh và vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ.
- Tất cả nhân viên làm việc tại công ty đều có cơ hội tham dự các khóa huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ theo nhu cầu công việc..
ĐIỀU 1 : ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN MỚI ĐƯỢC TUYỂN DỤNG
Được tham gia các buổi đào tạo do công ty tổ chức như:
- Đào tạo định hướng (Thông tin thiết yếu như giới thiệu tổng quan về công ty, chính sách nhân sự, chế độ lương – thưởng, văn hóa công ty, các quy tắc đạo đức nghề nghiệp);
- Các khóa học về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Các khóa học về kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian….)
ĐIỀU 2 : ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN ĐANG LÀM VIỆC
Được tham gia các buổi, khóa đào tạo do công ty tổ chức như:
- Các sản phẩm, dịch vụ mới của công ty.
- Các khóa đào tạo kỹ năng nâng cao (Đàm phán hiệu quả, làm việc nhóm, kỹ năng sales, kỹ năng đàm phán- thương thuyết, giao tiếp,…)
ĐIỀU 3 : ĐỐI VỚI CÁN BỘ QUẢN LÝ
Công ty sẽ đào tạo các khóa học ngắn hạn , trung hạn nhằm nâng cao kiến thức quản lý và các kỹ năng lãnh đạo.
- Khóa bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ;
- Các khóa đào tạo về kỹ năng quản lý: Lập kế hoạch và tổ chức công việc, khuyến khích và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên….
CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
ĐIỀU 1 : HIỆU LƯC VÀ QUY CHẾ
Qui chế này được Ban Giám đốc thông qua, ban hành và có hiệu lực bắt buộc đối với tất cả các cán bộ, nhân viên. Mọi thành viên trong công ty có trách nhiệm thực hiện theo qui chế này.
Ngày 24 tháng 05 năm 2016
Giám đốc
(đã xem và duyệt)