VĂN HÓA ỨNG XỬ EMAIL – WINPLACE
(Yêu cầu tất cả nhân viên phải tuân thủ vì mục tiêu chuyên nghiệp hơn)
Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, giao dịch kinh doanh chuẩn tắc, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định.
- Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là thời điểm gởi phản hồi, cũng đủ để để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với đối tác/ đồng nghiệp, và dĩ nhiên, tương ứng lại là Bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của người khác.
Sau đây là một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công việc tại WinPlace:
| 1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được |
Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Vì thế, hãy trả lời càng nhanh càng tốt, nhưng tốt nhất nên là trong vòng 01 giờ.
Tóm lại, Đối với người nhận email: Phép lịch sự tối thiểu là phải trả lời để đối tác/ người gởi nhận biết được thư họ gởi đã đến nơi.
Đây là một việc nhỏ nhưng lại quan trọng. Vì qua đó, đối tác/ đồng nghiệp có thể đánh giá phương thức/ cách thức/ phong cách làm việc của bạn có chuyên nghiệp không? và Bạn có tôn trọng họ không?
Nếu quá bận, bạn có thể cài chế độ trả lời tự động nhưng sau đó nên trả lời cụ thể.
Ngay cả với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: (sau đó, Click More/ Add to task – trên giao diện gmail để lưu ý việc này), ví dụ:
– Xin cảm ơn anh/ Chị. Em/ tôi đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau.
– Em/ Tôi đã nhận được email của Anh/ Chị. em sẽ trao đổi thông tin với bộ phận liên quan và phản hồi cho anh/ chị ngay sau khi em có thông tin chi tiết.
Hoặc khi khách hàng gởi một yêu cầu nào đó bằng email, thì ĐỪNG BAO GIỜ ĐỢI GIẢI QUYẾT XONG VẤN ĐỀ MỚI EMAIL TRẢ LỜI! Thay vào đó, hãy trả lời ngay sau khi nhận email:
– Dạ/ vâng em/ tôi/ Chúng tôi đã nhận được thông tin phản hồi và đang xử lý yêu cầu
– Dạ/ vâng em/ tôi đã nhận được thông tin phản hồi/ thông tin yêu cầu và sẽ trả lời anh/ chị trong vòng …(đưa ra deadline là cách thể hiện sự chuyên nghiệp nhất)
Đừng nên kiệm lời cảm ơn.
| 2. Chủ đề email |
Cần phải viết rõ chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail.
Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung.
Dưới đây là lỗi tương đối phổ biến, xuất phát từ tính lười biếng và cẩu thả. Thử tưởng tượng mỗi sáng, đối tác/ đồng nghiệp của bạn nhận được rất nhiều e-mail, gồm cả thư của bạn, không chứa tiêu đề. Hoặc họ sẽ cho là thư rác, hoặc bực mình với sự thiếu chuyên nghiệp của người gửi. Và đối tác đó có thể bỏ qua những e-mail này, hoặc họ sẽ đọc sau. => Với quỹ thời gian hạn hẹp, sự bất cẩn này sẽ khiến cho bạn trông rất không chuyên nghiệp trong mắt đối tác/ đồng nghiệp.
Một lỗi không chuyên nghiệp nữa chính là chủ đề và nội dung không ăn nhập với nhau: Hiện tượng này thường xảy ra khi người gửi chọn chế độ trả lời (reply) hoặc trả lời cho tất cả (reply all) từ những e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn mới (nhằm tránh mất thời gian nhập lại nhiều địa chỉ nhận thư). Việc này, thường làm người nhận không quan tâm (vì vấn đề cũ) hoặc cảm thấy bực bội, mất thiện cảm. Và quan trọng nhất bạn đã tự ‘giới thiệu bản thân mình’ cho những người nhận email biết rằng: bạn là người lười biếng và cẩu thả!
=> bạn có thể bấm vào ngay đầu email và chọn Edit Subject để thay đổi chủ đề của email
| 3. Những câu cần lưu ý trong văn phong thương mại (email giao dịch) |
Các nhà nghiên cứu văn hóa email cho rằng: trong email thương mại, nên hỏi khách hàng/ đối tác của mình những câu hỏi như:
- “Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho anh/Chị hay chưa?”
- “Có vấn đề nào mà chúng ta chưa bàn đến do quên sót hay không”
- “Xin đừng ngại liên lạc với tôi để có các thông tin chi tiết khác”
| 4. Những lời tốt đẹp |
Bạn nên bắt đầu e-mail bằng câu chào và luôn sử dụng những cụm từ thể hiện sự lịch sự như “Phiền Anh/ Chị ..” hay “Xin cảm ơn nếu…” khi đưa ra yêu cầu, đề nghị
Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại viết lại nhiều lần, bạn nên thêm vào chữ ký tự động: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt” hóa:
- Kính thư
- Xin cảm ơn,
- Xin chân thành cảm ơn
- Chúc một ngày làm việc thành công
- Xin chúc anh/ chị ngày tốt lành.
Tuyệt đối không nên gửi một e-mail khi thiếu lời chào hỏi ở đầu hay lời cảm ơn xã giao ở cuối. Với thư bắt đầu ngay bằng “Tôi cần…”, người nhận sẽ cho là người viết quá sỗ sàng hoặc thiếu lễ độ và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ đối tác trong kinh doanh.
Tóm lại, Chân dung và tính cách nghề nghiệp của mỗi người được phản ánh qua từng biểu hiện cụ thể và hãy đừng tạo nên hình ảnh của một người hay sao nhãng, cẩu thả, thiếu nghiêm túc hoặc thiếu chuyên nghiệp qua e-mail.
Chúc các bạn thật sự là một đồng nghiệp chuyên nghiệp, là một người thành công và đáng mến.
Thân ái,
Joseph,
C.E.O
PS:
- Nên tạo Chữ kí email tự động cuối mỗi mail.
- Chữ kí email theo quy định, có logo công ty, tên họ, tên tiếng anh (nếu có), chức vụ , số điện thoại bàn kèm ext và số điện thoại di động.
- Khi gửi email báo cáo hoặc cần dẫn thêm các file doc, excel…nên tải và đính kèm file offline vào email, hạn chế chỉ đính kèm mỗi link xem online
- Thiết kế chuẩn theo format công ty.
- Nên đọc thêm về cách làm cho một người bận rộn đọc được email của bạn Tại đây
- Các mẫu email thông dụng tại WinPlace